Gestion des emplois du temps pour les lycées, collèges...


Objectif:
Ce programme est à destination des personnes qui doivent générer des emplois du temps répondant aux contraintes de disponibilité des enseignants, des salles, et des élèves. Il est util de connaitre un minimum Access pour l'utiliser correctement.


Access:    
  Ajouter
et se déplacer
Dans access, vous trouverez souvent une barre de boutons au pied des formulaires.
barre access
Cette barre vous permet d'effectuer les actions suivantes:
- aller au 1er enregistrement,
- aller à l'enregistrement précédent,
- aller à l'enregistrement numéro ? (case blanche),
- aller à l'enregistrement suivant,
- aller au dernier enregistrement,
- créer un nouvel enregistrement.

Dans les listes, il peut arriver que pour ajouter un enregistrement, vous soyez amener à cliquer sur une ligne vierge qui affiche un icone *.
barre access
  Supprimer Pour supprimer un enregistrement dans une liste, il suffit de faire un clic droit sur le carré gris qui se trouve sur le coté gauche. La ligne devient noir, et dans le menu, vous avez supprimer l'enregistrement.
Parfois, vous pourrez trouver un bouton supprimer sur le formulaire qui fait la même chose.
barre access
  Message d'erreur Lorsque vous tenterez d'ajouter des lignes avec des informations erronées, access vous affichera des messages d'erreurs. La façon de sortir de ces messages est d'appuyer plusieurs fois sur la touche ESC ou ECHAP en haut à gauche de votre clavier. Généralement ces messages se produiront lorsque vous aurez soit des doublons, soit des informations non renseignées.
     
Paramétrage:    
  DEBUT DES HEURES  
    Vous pouvez paramétrer le début des heures.
Ecrivez 05, si vos horaires commencent à 08H05, ou écrivez 30 si ils commencent à 08H30.
  LES SALLES:  
    Les informations des salles sont :
- le nom,
- le nombre d'éléves maximum, et
- le nombre de classes maximum qu'elle peut accueillir.
Note: le nombre de classe par défaut est de 1, mais il faut penser au gymnase qui peut accueillir plusieurs classes en même temps.

Liste des ressources :
Sur la droite se trouve une liste des ressources (vidéo projecteur, appareil sportif...).

Ressources disponibles dans la classe:
Ici, vous ajouter les listes des appareils disponibles dans la salle. Lorsque l'emploi du temps sera généré, vous aurez au préalable affecter une salle par défaut à une matière. Si cette salle n'est pas disponible, alors le logiciel cherchera une salle possédant les mêmes ressources pour accueillir les éléves. Il est donc important de ne rajouter des ressources que si elles sont nécessaires et pas facultatives.

Cette salle regroupe les salles suivantes:
Ici, vous pouvez ajouter des salles précedemment créés dans une "salle virtuelle". Imaginons que vous ayez un cours TP qui sépare la classe en 2 (une en physique et l'autre en biologie), la classe utilisera donc 2 salles. Il suffit donc de créer une salle nommé "SALLE TP (Physique/Bio)" qui regroupe les 2 autres salles, et d'affecter cette salle à la matière correspondante dans le planning du type de classe (cf section XXXX).
  HORAIRES:  
    Un horaire correspond à un jour, et une heure précise.
Pour créer un planning, il faut donc nécessairement créer un horaire pour chaque case horaire qui peut être occupée. Ex: Du lundi 8H00 au vendredi 18H00.
  TYPE DE CLASSES:  
   

Les informations des types de classes sont :
- le nom,
- le nombre d'heures (calculé automatiquement).

Un type de classe permet de créer un emploi du temps type scientifique et de l'attribuer à plusieurs classes en même temps.

Disponibilité de ce type de classe:
Ici, vous listerez tous les créneaux horaires succeptibles d'être utilisés par la classe. Si vous souhaitez rendre un créneau indisponible dans le planning, il suffit de décocher la case disponible. Cela permet par exemple de conserver un après midi libre pour une classe donnée.

Emploi du temps type:
Ici, il faut lister les matières qui composeront le planning de la classe, avec une salle par défaut et un nombre d'heures. Si vous avez plusieurs cours d'anglais, il faut créer plusieurs lignes avec la matière anglais et pas cumuler le total des heures sur une seule ligne. Cela permet de séparer un cour de 2 heures de 2 cours d'une heure. Par défaut, le logiciel n'assigne pas 2 fois le même professeur à la même classe dans la même journée. A chaque ligne ajoutée, le nombre d'heures de la classe est automatiquement recalculé.

Les actions:
- Créer dispo par défaut: permet de créer un planning standard (cours du lundi de 8H au vendredi 18H avec une pause d'une heure le midi). Cliquez sur ce bouton, lorsque vous venez d'ajouter un type de classe.
- Supprimer ce type de classe permet de supprimer le type de classe, sans pour autant supprimer les classes qui y étaient reliés.
- Trier les données du formulaire permet de retrier les informations disponibles dans les formulaires de gauche et de droite (util lorsque vous venez d'ajouter des informations qui ne sont pas triés).
- Liste des matières vous emmène en section XXX.

  CLASSES:  
    Les informations des classes sont :
- le nom,
- le type de classe,
- le nombre d'élèves.

Ici, vous listez les différentes classes et les reliez aux types de classes précedemment créés. Le nombre d'élèves est important car il permet de ne sélectionner que les salles qui peuvent accueillir tous les élèves.
Ex: la classe 1er S1 est affecté au type de classe scientifique, et même chose pour la 1er S2.
  PROFESSEURS:  
   

Les informations des professeurs sont :
- le nom,
- le prénom,
- le nombre d'heures maximum de son contrat.

Matières enseignées:
Ici, vous listez les différentes matières que le professeur enseigne. Généralement, il n'y en a qu'une seule.

Liste des classes de ce professeur:
Ici, vous listez les classes assignées au professeur ainsi que la matière qu'il leur enseignera. Il est nécessaire de préciser la matière (sachant que la liste des matières sera réduite à la liste des matières enseignées juste au dessus).

Si vous avez un professeur qui enseigne le français et l'histoire, vous pouvez par exemple lui assigner les lignes suivantes:
- la classe 1er S1 en tant que professeur de français,
- la classe 1er S1 en tant que professeur d'histoire,
- la classe 1er S2 en tant que professeur d'histoire uniquement.

  ELEVES:  
    Les informations des professeurs sont :
- le nom,
- le prénom,
- la date de naissance (format jj/mm/aaaa),
- la classe.

Ces informations ne sont là qu'à titre informatif. Inutil de les remplir si vous n'en avez pas besoin.
     
Emploi du temps    
  CALCULER LES EMPLOIS DU TEMPS  
    Ce bouton lance le calcul d'emploi du temps en fonction des paramétres que vous avez renseignés. Il peut durer plusieurs minutes. Un indicateur vous affiche l'avancé du calcul.
  AFFICHER LES ERREURS Il peut arriver que le calcul génére des erreurs. Les erreurs simples à corriger s'affiche en haut et doivent être corrigés en 1er. Les erreurs simples vont de l'oubli de salle affectée à une matièreà l'oubli de professeur enseignant une matière pour une classe.

Les autres erreurs sont des erreurs de planning, et doivent être corrigés au cas par cas par le bouton MODIFIER. Elles proviennent de l'indisponibilité du trio salle/professeur/classe.
  MODIFIER Il vous permet de modifier l'emploi du temps généré. A noter que vos modifications seront perdues lors du prochain calcul d'emploi du temps. Ce bouton doit donc être utilisé à la toute fin du processus.
     
Visualiser les emplois du temps    
  PAR PROFESSEUR Un clic sur ce bouton vous affichera l'emploi du temps des professeurs. Si la liste au dessus affiche un professeur, alors seul l'emploi du temps de ce professeur s'affichera.
  PAR CLASSE Un clic sur ce bouton vous affichera l'emploi du temps des classes. Si la liste au dessus affiche une classe, alors seul l'emploi du temps de cette classe s'affichera.
  PAR SALLE Un clic sur ce bouton vous affichera l'emploi du temps des salles. Si la liste au dessus affiche une salle, alors seul l'emploi du temps de cette salles'affichera.

Cet utilitaire provient du site http://ynizon.free.fr
Auteur: Yohann NIZON - 2007